e-Defter Uygulaması
Defterlerin elektronik ortamda hazırlanması için xml formatında bir standart olan ve uluslararası kullanıma sahip XBRL (eXtensible Business Reporting Language) Genişletilebilir İşletme Raporlama Dili esas alınmıştır.
Belirtilen standartlara uygun olarak hazırlanan elektronik defterlerin değişmezliğinin, kaynağının ve bütünlüğünün sağlanmasında gerçek kişiler için güvenli elektronik imza veya tüzel kişiler için mali mühür kullanılacaktır. Ayrıca imza veya mühür değerinin Elektronik Defter Uygulaması üzerinden bildirimi suretiyle, söz konusu defterin ilgili tüm taraflar nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi sağlanacaktır.
LOGO e-Defter uygulaması ile “Yevmiye Defteri”’ ve “Defter-i Kebir (Büyük Defter)” belgeleri, GİB'in belirlediği standartlarda hazırlanabilmekte ve elektronik olarak GİB'e kolayca gönderebilmektedir.
Böylece defterlerin kağıt ortamına basılması ve saklanması gibi zahmetli ve maliyetli işlemler artık elektronik ortamda kolayca ve maliyetsiz olarak yapılabilmekte, Defterlerin kaynağının doğruluğu, sonradan değiştirilmediği, belgelerin bütünlüğü e-imza/mali mühür ve başkanlık beratı ile garanti altına alınmaktadır.
Dijital ortamda kaydedilen bu verilerin saklanması, gerektiğinde hızlı bir şekilde ulaşılması kolay olacak ve gerektiğinde ilgili mercilerin incelemesi işlemi hızlı ve pratik olacaktır.
LOGO e-Defter uygulaması ile;
Aylık olarak e-defterlerin xml formatında oluşturulması sağlanır.
- e-Defter oluşturulurken eksik ve hatalı kayıtların otomatik tespit edilmesi ve raporlanması sağlanır
- e-defter dosyaları ile birlikte, defterlerin bütünlüğünü garantileyen imzalanmış/mühürlenmiş berat dosyasının oluşturulması sağlanır.
- Oluşan xml dosyaların içeriğinin kontrol amaçlı görüntülenebilmesine olanak sağlanmaktadır.
LOGO e-Defter Uygulamasını Kullanabilmek İçin Neler Yapılmalı?
LOGO e-Defter uygulamasını kullanabilmek için;
• Gelirler İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapılmalı,
• Gerçek kişilerin elektronik sertifika (e-imza), tüzel kişilerin ise mali mühür temin edilmeli,
• Mali Mühür veya Elektronik Sertifika, e-defter uygulamasının kullanılacağı, beyan edileceği bilgisayarda-terminalde yüklenmeli,
• Oluşturulan e-defter dosyaları zaman damgası ile imzalanacak ise Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden "Zaman Damgası" temin edilmeli.
• Kamu Sertifikasyon Merkezi web sayfasından "Zaman Damgası" programı yüklenmeli, http://www.kamusm.gov.tr/urunler/zaman_damgasi/ucretsiz_zaman_damgasi_istemci_yazilimi.jsp
• Java ürününe ait son versiyon yüklenmeli. (http://www.java.com/tr/download/)
• Güncel LOGO ürünlerinden birine sahip olmak gerekmektedir.
E-Defter ve başvuru süreci için http://www.edefter.gov.tr adresinden detaylı bilgi edinebilirsiniz.
Logo Ürünlerinde Yapılması Gereken Ön Tanımlar;
Logo e-Defter uygulaması yüklenmeli.
1.Sistem İşletmeni (SYS) Yönetim\Firma tanımında sırası ile aşağıdaki işlemler yapılmalı;
2.Firma tanımı genel penceresinde;
3.Firma Ünvanı Ticari Sicil Gazetesinde yayınlandığı gibi birebir aynı doldurulmalıdır.
4.Adres ve iletişim bilgileri eksiksiz doldurulmalıdır.
5.NACE kodu 6 karakter olarak girilmelidir.
6.Kurum tipi alanında Gerçek/Tüzel seçimine dikkat edilmelidir.
7.Kurum tipi Tüzel olarak seçilmiş ise vergi numarası eksiksiz olarak 10 karakter olarak girilmelidir.
8.Kurum tipi Gerçek olarak seçilmiş ise İşveren bilgileri doldurulmalıdır.TC kimlik numarası 11 karakter olarak tanımlanmış olmalıdır.
9.Girilen vergi numarası e-defter sipariş aşamasında belirtilen vergi numarası ile aynı olmalıdır.
ZAMAN DAMGASI NEDİR?
Zaman damgaları belirli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlarlar.Zaman Damgası Sunucusu,zaman damgalarını imzalamak için açık anahtar teknolojisini kullanarak,verinin bütünlüğünü ve belirli bir tarihteki varlığını onaylar.
Bir sözleşmenin imzalandığı,paranın transfer edildiği,başvurunun yapıldığı vs.tarih ve saati kanıtlama ihtiyacı günümüz e-ticaret,e-devlet uygulamaları için hayati önem taşımaktadır.Bununla birlikte yeni bir çizim,tasarım,fotoğraf,düşünce araştırma,formül,algoritma,kitap gibi fikri ve mülki kullanım hakkı elde edilmek istenen her türlü elektronik veri için zaman damgası alınabilir.
5070 Sayılı EKtronik İmza Kanununa göre Zaman Damgası:
Bir elektronik verinin,üretildiği,değiştirildiği,gönderildiği,alındığı ve \ veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla,elektronik sertifika hizmet sağlayıcı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı ifade eder.
Zaman Damgası Temini: TUBİTAK-UEKAE' DEN emin edilecektir.
Kamu SM Zaman Damgası Nasıl Çalışır?
-
Zaman damgası alınacak veri içeriği gizli kalmakta,
-
Sadece verinin özeti kullanılmakta ve veri özetinden veriyi elde etmek mümkün olmamaktadır.
-
Zaman bilgisi,Ulusal Metoroloji Enstitüsü (UME) atom saati vb güvenilir zaman kaynaklarından alınmaktadır.
-
Zaman Damgası Sunucusu,zaman damgası yapısını güvenli donanım modülünde (HSM) imzalamaktadır.
-
Her türlü bilgisayar dosyası,elektronik veri için zaman damgası alınabilmektedir.
-
Verilen herbir zaman damgasının tekil bir numarası vardır.İstenildiğinde zaman damgasının geçerliliği kontrol edilebilmektedir.
Kamu SM Zaman Damgası Logo Programda Ayar Paremetresi ?
E-Defter Otomatik Yedekleme İşlemleri;
Firmaların elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB’e) gönderdiği e-Defter dosyalarını 10 yıl süreyle saklama zorunluğu bulunmaktadır. e-Defter uygulamasına geçiş yapıldıktan sonra oluşturulan e-Defter’leri (Defteri Kebir, Yevmiye Defteri ve bu defterlere ait berat dosyaları) GİB'e gönderildikten sonra saklanma sorumluluğu firmalara aittir.
Firmalar internet ortamında gönderilmiş olan e-Defter kayıtlarını kendileri saklayabileceği gibi özel entegratörler ile sözleşme yaparak entegratör firmaların da saklamalarını sağlayabilmektedir.
Mükellefler, kendi bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilen elektronik defter ve beratların silinmesi, zarar görmesi, virüs bulaşması v.b. nedenlerle elektronik defter ve beratların ibrazında sorun yaşanabilmektedir. Özellikle son dönemlerde artan siber saldırılar nedeniyle birçok mükellefimizin elektronik defter dosyalarının zarar gördüğü görülmekte ve bu nedenle özel entegratör üzerinden saklama hizmeti alınmasının önemi giderek artmaktadır.
Bu ve benzeri nedenlerle e-Defter saklama hizmeti alınması önerilmektedir. LOGO Özel Entegratörlük belgesi alan ilk firmalardan birisidir. LOGO programlarını kullanan yada kullanmayan tüm firmalar LOGO’nun özel entegratörlük hizmetinden yararlanabilmektedirler.
Eğer firmanızda özel entegratör olarak LOGO ile çalışıyorsanız, LOGO e-Defter uygulaması üzerinden oluşturduğunuzu e-Defter dosyalarını otomatik LOGO Özel Entegratörüne gönderebilirsiniz.
e-Defter uygulaması üzerinden defter dosyalarınızı LOGO Özel Entegratörüne göndermek için öncelikle LOGO Özel Entegratörlük ve e-Defter saklama hizmetinin satın alınmış olması gerekmektedir.
e-Defter Sakmala hizmeti alındığında LOGO Özel Entegratöre aşağıdaki defter dosyaları sıkıştırılmış bir şekilde (*.Zip) e-Defter.exe üzerinden manuel yada otomatik gönderimi sağlanabilmektedir.
e-Defter uygulaması firma bazında kullanan firmalar için; Sistem işletmeni Firma Tanımındaki e-Devlet tabında Yedekleme alanı işaretlenmeli ve e-Arşiv ve Entegratör Bilgileri alanında LOGO Özel Entegratör kullanıcı bilgileri girilmelidir.
e-Defter uygulaması işyeri bazında kullanan firmalar için; Sistem İşletmeni Firma tanımındaki Yedekleme alanı işaretlenmeli ve İşyeri tanımı altındaki e-Devlet tabındaki e-Arşiv ve Entegratör Bilgileri alanında LOGO Özel Entegratör kullanıcı bilgileri girilmelidir.
Program içerisindeki Ticari Sistem Yönetimi parametreleri altında bulunan e-Defter parametreleri içerisindeki Diğer Parametre seçeneklerinde e-Defter Otomatik Yedekleme seçeneği eklenmiştir.
Oluşturulan e-Defter dosyalarının GİB’e gönderimi sağlandıktan sonra bu parametre ‘Evet’ olarak seçilmiş ise onaylı berat dosyaları indirildiği anda otomatik olarak e-Defter dosyaları LOGO Özel Enteratör’e gönderilecektir.
e-Defter uygulaması üzerinden elektronik defter dosyalarının LOGO Özel Entegratöre gönderilebilmesi;
Otomatik gönderme işlemleri;
e-Defter parametrelerinde otomatik yedekleme ‘Evet’ olarak belirtildiğinde kullanıcı tarafından herhangi bir işlem yapılmasına gerek olmadan ilgili aya ait defter dosyaları GİB’e gönderilip e- Defter statüsü ‘Onaylı Berat İndirildi’ statüsüne geldiği ve onaylı berat dosyaları dizine indirildiği anda defter dosyaları LOGO Özel Entegratörüne gönderilecektir.
LOGO Özel Entegratör’e otomatik gönderme işlemi yapıldığında sırası ile aşağıdaki dosyalar gönderilmekte ve gönderim işlemi sonrası bilgilendirme ekranı gelmektedir.
- Yevmiye Defteri
- Kebir Defteri (Büyük Defter)
- Yevmiye Beratı
- Kebir Beratı
- Yevmiye Beratı (GİB onaylı)
- Kebir Beratı (GİB onaylı)
Not: Bu aşamada ilgili e-Defter dosyaları sorunsuz gönderilirse Yedekleme durumu “Entegratör’e İşlendi” olacaktır.Defter dosyaları gönderiminde bir hata alınması durumunda ise Yedekleme durumu “Yedeklenemedi” olacak ve defter dosyalarının tekrar manuel olarak Entegratör’e gönderimi gerekecektir.
e-Defter dosyalarının Özel Entegratör’e gönderim sonrasında defter dosyalarının Entegratör sayfasına hatasız bir şekilde yüklenip yüklenmediğinin kontrolü için yükleme sonrası “Durumum Sorgulama” işlemi yapılması gerekmektedir. Bunun için paket gönderimi sonrası gelen Durum Sorgula butonuna basılmalı ve dosyaların Entegratör’de kontrol edilmesi sağlanır.
Durumum sorgulama işlemi sonrasında gönderilen dosyalar sorunsuz yüklenmesi durumunda “ …… aya ait Yevmiye ve Büyük Defter dosyaları yedeklendi.” Mesajı gelecek ve ilgili aya it defter dosyalarının Yedekleme durumu “Yedeklendi” olacaktır.
e-Defter.exe üzerinden gönderilen ilgili aya ait defter dosyaları için LOGO Özel Entegratör
sayfasında Açıklama alanında “Tiger sisteminden aktarılmıştır” ibaresi bulunacaktır.
İşlem bitmiştir.