e-ARŞİV FATURASI NEDİR ?
e-Arşiv Faturası, Vergi Usul Kanunu uyarınca kağıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın; elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilme zorunluluğu bulunan faturalardır. Faturalar mükelleflerin kendi bilgi işlem sistemlerinde veya Gelir İdaresi Başkanlığından izin almış Özel Entegratör bilgi işlem sistemlerine gönderilir ve buralarda muhafaza edilir ve ibraz edilir.
NOT : e-Faturada olduğu gibi faturalar Gelir İdaresi üzerinden alıcıya iletilmez. Sadece elektronik ortamda muhafaza edilir. Ay sonlarında Gelir İdaresine hazırlanan rapor ile bilgi verilir.
e-ARŞİV RAPORU NEDİR ?
Her ayın sonunda o ayı takip eden ayın 15. Günü saat 24:00’e kadar ay içerisinde oluşturulmuş e-Arşiv faturalarının raporunun Gelir İdaresi Başkanlığına yollanması gerekmektedir. Rapor, Gelir İdaresinin yayınladığı veri formatı ve standardına uygun, mali mühür ya da NES ile zaman damgalı olarak onaylanmış olarak Gelir İdaresine gönderilmelidir. Oluşan raporun boyutu maksimum 100 MB olmalıdır. 100 MB’ı geçen raporlar Özel Entegratmr tarafından Gelir İdaresi sistemine 100 MB bölünerek gönderilir.
NOT : Rapor içerisinde ay içerisinde oluşturulmuş iptal faturaları dahil bütün faturaların bilgileri bulunmalıdır.
e-ARŞİV FATURA KULLANICISI OLMA ZORUNLULUĞU :
İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı tutarı 5 milyon lira ve üzerinde olan mükellefler en geç 01/01/2016 tarihine kadar e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. Kapsam dışında kalan ve gönüllü olarak e-Arşiv kullanıcısı olmak isteyen bütün mükellefler e-Arşiv Uygulaması kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturabilirler.
e-ARŞİV UYGULAMASINA BAŞVURU YÖNTEMLERİ :
- Uygulamadan yararlanmak için mükelleflerin 397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
- Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Gelir İdaresi Başkanlığından izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.
Not : e-Arşiv Uygulamasını Gelir İdaresi Başkanlığından e-Arşiv izni almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükellefler, doğrudan özel entegratöre başvuracak olup ayrıca Gelir İdaresine başvuruda bulunmazlar. Fatura ve elektronik arşiv raporlarında özel entegratörün mali mühürünün ve zaman damgasının kullanılmasını talep edebilirler.
e-ARŞİV FATURA BELGESİNİN ALICILARA TESLİMİ :
- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan kullanıcılara; e-Fatura şeklinde gönderilir, e-Fatura şeklinde saklanır.
- e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine; müşterilerin talebi doğrultusunda faturalar kağıt çıktısı alınarak veya elektronik yollardan iletilebilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.
- Vergi mükellefi olmayan kişilere; müşterilerin talebi doğrultusunda elektronik yollardan iletilebilir, ikinci nüsha elektronik ortamda saklanır.
GELİR İDARESİ e-ARŞİV FATURALARI SORGULAMA EKRANI :
Bu uygulama sayesinde e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri veya vergi mükellefi olmayan kişiler Gelir İdaresinin http://www.efatura.gov.tr/earsivsorgula.html web adresinden kendilerine yollanan elektronik e-Arşiv faturalarını sorgulayabilirler. Bu şekilde gelen e-Arşiv faturalarının satıcı firma tarafından Gelir İdaresine gönderilen raporda beyan edildiği anlaşılmış olur. e-Arşiv raporlarının satıcılar tarafından takip eden ayın 15’ine kadar gönderilmesi gerektiğinden bir önceki aya ait faturaların ayın 15’den sonra sorgulanması gerekmektedir.
NOT : Sorgulama sırasında Satıcının VKN\TCKN bilgisi, Fatura Numarası bilgisi, Fatura üzerindeki Ödenecek Tutar bilgisi ve sitenin tanımlamış olduğu Güvenlik Kodu’nun eksik girilmemiş olması gerekmektedir. Bu bilgiler girildikten sonra aranan kısıtlar doğru ise ekranda “Sorgulanan ARV2015000000... Fatura Numaralı, Satıcı Vergi Kimlik Numarası XXXXXXXXXX, Ödenecek Tutarı 70.00 Olan Fatura Sistemde Kayıtlıdır!” şeklinde bir onay yazısı çıkacaktır.
Şekil 1 Gelir İdaresi Portalı e-Arşiv Faturası Sorgulama Ekranı
LOGO e-ARŞİV UYGULAMASI :
GO Plus, Tiger Plus, Tiger Enterprise ve LogoConnect ürünlerine, e-Arşiv Uygulaması kapsamında düzenlemeler yapılmıştır. e-Arşiv Faturaları LogoConnect ürünü ile UBL-TR formatına çevrilerek, Özel Entegratöre iletilir. e-Arşiv Raporları ise Logo Özel Entegratörde hazırlanır.
TİCARİ ÜRÜN e-ARŞİV FATURASI OLUŞTURMA AŞAMALARI :
TİCARİ ÜRÜN SYS TANIMLARI :
e-Arşiv kullanılacak olan firma için Ticari Ürün SYS’de firmalar altından tanım yapılması gerekmektedir. Yönetim - Firma Tanımları – Detaylar – e-Devlet sekmesinden e-Arşiv Kullanıcısı alanının işaretlenmesi gerekmektedir.
Web Satış Adresi : Serbest alandır doldurulması zorunlu değildir. İnternet üzerinden satış yapan firmalar için satış yapılan internet adresinin yazıldığı bölümdür. Alan fatura oluşturulurken ürün içerisinden de girilebilir. Bu alan dolu olduğunda bilgi fatura içerisindeki ‘Web Adresi’ bölümüne öndeğer olarak gelecektir.
Şekil 2 Ticari Ürün SYS Firma Tanımı Bölümü
TİCARİ ÜRÜN e-ARŞİV FATURA NUMARASI TANIMI :
Ticari Ürün SYS’de Yönetim – Kayıt Numaralama – Kayıt Numara Şablonları – e-Fatura altında e-Arşiv faturaları için öndeğer numara şablonu tanımlanmıştır. Öndeğer numara şablonu kullanıcı isteğine bağlı olarak bu alandan değiştirilebilir. e-Arşiv fatura numaralarıda aynı e-Faturada olduğu gibi;
- Sabit 3 karakter : ÖRN : “ARV”
- Sabit 4 karakter yıl seçimli : YYYY
- Kalan 9 hane numerik artan olarak üretilir.
Not : e-Arşiv Faturası öndeğer şablonu (ARV2015000000001)
e-Arşiv (İnternet) Faturası öndeğer şablonu (INT2015000000001)
İnternet üzerinden yapılan satışların fatura numaraları e-Arşiv faturalarından farklı olmak zorundadır.
Şekil 3 Ticari Ürün SYS Fatura Numaraları Tanımı Bölümü
TİCARİ ÜRÜN e-ARŞİV FATURASI OLUŞTURMA :
Ticari Ürün SYS’de e-Arşiv tanımının yapılması ile birlikte Ticari Üründen kesilecek olan satış ve satınalma iade faturaları artık e-Arşiv faturası olarak sisteme gelecektir. Cari hesap kartında e-Fatura kullanıcısı işareti olmadığı sürece oluşan her fatura e-Arşiv faturası olarak oluşacaktır. Faturanın içerisinden e-Arşiv Faturası veya e-Arşiv (İnternet) Faturası olduğu belirlenebilir.
Şekil 4 Ticari Ürün Fatura Oluşturma Ekranı
İnternet üzerinden yapılan her satış için e-Arşiv (İnternet) Faturası tipinde fatura oluşturması gereklidir. e-Arşiv (İnternet) Faturası tipindeki faturaların içinde bulunması gereken zorunlu alanlar bulunmaktadır. Fatura – Detaylar – Taşıyıcı Kodu alanı doldurulmak zorundadır. Taşıyıcı kodu ekranına F9 Menüsünden Ekleme yapılabilir. Taşıyıcı Firma bilgileri ekranında kurum tipine göre ‘TC Kimlik No’ veya ‘Vergi Numarası’ alanlarından biri doldurulmalıdır.
Şekil 5 Ticari Ürün Fatura – Detayları – Taşıyıcı Firma Ekranı
Fatura oluşturulduktan sonra kaydet işlemi esnasında ekran gelecek olan ‘e-Arşiv Bilgileri’ ekranında e-Arşiv (İnternet) Faturaları için ‘e-Arşiv Bilgileri’ alanı zorunlu alandır. e-Arşiv Faturaları için ise üst bilgileri doldurmak yeterli olup, ‘e-Arşiv Bilgileri’ alanına isteğe bağlı olarak bilgiler girilebilir.
Şekil 6 Ticari Ürün Fatura – e-Arşiv Bilgileri Ekranı
e-Arşiv Statüsü : Faturanın statüsünün gösterildiği alandır.
Gönderim Şekli : Faturanın gönderim şeklinin seçildiği alandır. Fatura Gönderim Şekli ‘Elektronik’ olarak seçilirse, cari hesap kartı – e-posta adresi alanına bilgi girilmesi zorunludur.
Şekil 7 Ticari Ürün Cari Hesap Kartı Ekranı
Ödeme Aracısı : Serbest alandır. Doldurulması zorunlu değildir.
Tesisat Numarası : Eğer tesisat numarası ile fatura kesiliyor ise alanın e-Arşiv (İnternet) Faturaları için doldurulması zorunludur.
Web Adresi : e-Arşiv (İnternet) Faturaları için zorunlu alandır. Ticari Ürün SYS’de firma detay bilgilerinde e-Devlet sekmesine e-Arşiv için Web Satış Adresi girilmesi halinde bu alan öndeğer dolu gelecektir.
Ödeme Şekli : Kredi Kartı/Banka Kartı, EFT/Havale, Kapıda Ödeme, Ödeme Aracısı, Diğer (Diğer seçilmesi halinde açıklama girilmesi zorunludur.)
Ödeme Tarihi : Öndeğer günün tarihi gelecektir. Ödeme tarihi bilgisi günün tarihinden farklı ise değiştirilmelidir.
Not : e-Arşiv Kapsamına Giren Fatura Tipleri;
Satış Faturaları : (07) Perakende Satış Faturası, (08) Toptan Satış Faturası, (09) Verilen Hizmet Faturası, (14) Satış Fiyat Farkı Faturası.
Satış Faturaları : (06) Satınalma İade Faturası
İhracat Faturaları : (14) Satış Fiyat Farkı Faturası, İhraç Kayıtlı Satış Faturası, İhracat Faturası (Serbest Bölgeye).
Kasa İşlemleri - Faturalar : Toptan Satınalma İade Faturası, Perakende Satış Faturası, Toptan Satış Faturası, Verilen Hizmet Faturası.
LOGOCONNECT e-ARŞİV FATURASI UYGULAMASI :
LOGOCONNECT SYS TANIMLARI :
e-Arşiv kullanılacak olan firma için LogoConnect SYS’de Çalışma Alanı tanımı yapılması gerekmektedir. Çalışma Alanları Kurulum Asistanında Modül seçimi yapılmayacaktır. e-Arşiv lisansı ve Ticari Ürün SYS’de e-Arşiv tanımı yapılmış olan Çalışma Alanlarına e-Arşiv bölümü otomatik gelecektir. Oluşturulan Çalışma Alanlarında Modülün gelmemesi için ‘Çalışma Alanı Ekle (Asistan)’ veya ‘Çalışma Alanı Güncelle (Asistan)’ ile Kurulum Asistanının çalıştırılması gerekmektedir. Bu bölümden e-Arşiv Modül işareti kaldırılabilir.
Şekil 8 LogoConnect SYS e-Arşiv Modülü Seçim Ekranı
LOGOCONNECT e-ARŞİV İŞLEMLERİ :
LOGOCONNECT e-ARŞİV BAĞLANTI AYARLARI :
LogoConnect aracılığı ile Özel Entegratörlük Sistemine e-Arşiv faturası gönderebilmek için öncelikle LogoConnect – Seçenekler -Bağlantı Ayarları – e-Arşiv kısmından Bağlantı Ayarlarının tanımlanması gerekmektedir.
Şekil 9 LogoConnect e-Arşiv Bağlantı Ayarları Ekranı
Mühürleme Sunucuda Yapılacak’ parametresi işaretli olduğu durumda e-Arşiv faturalarının imzalanma aşaması Özel Entegratör tarafından yapılacaktır.
LOGOCONNECT e-ARŞİV FATURASI GÖNDERİM AŞAMALARI :
Ticari Üründe tanımlanan ‘e-Arşiv Faturası Oluşturulacak’ statüsündeki e-Arşiv faturaları otomatik olarak LogoConnect - e-Arşiv Sekmesi altındaki ‘Fatura Gönder’ - ‘Hazırlanacak’ sekmesine gelecektir. Oluşturulan ve sunucuya gönderilen faturanın Ticari Ürün tarafında İptal edilmesi durumunda faturanın statüsü yeniden ‘e-Arşiv Faturası Oluşturulacak’ statüsüne gelecek ve LogoConnect ‘Hazırlanacak’ sekmesinde aynı fatura numarası ile İptal Faturası olarak ekrana gelecektir. Bu sekmede seçilen kayıtlar ‘Hazırla’ işlemi ile ‘Paketlenecek’ sekmesine taşınacaktır.
NOT : Filtreleme bölümünden tarih, tutar, fiş no ve müşteri unvan bilgilerine göre filtreleme işlemi yapılabilir ve faturalar kolayca bulunabilir. Aynı işlemler alt kısmındaki filtre butonu ile de yapılabilir ve filtreler kayıt edilebilir. ‘Hazırlanacak’ sekmesindeki filtre alanları aynı şekilde ‘Paketlenecek’ ve ‘Gönderilecek’ ekranında da uygulanabilir.
Şekil 10 LogoConnect e-Arşiv – Hazırlanacaklar Sekmesi
Faturalar ‘Paketlenecek’ sekmesine aktarılırken LogoConnect Seçenekler – Doküman Parametreleri – e-Arşiv altında ‘Şematron Kontrolleri Yapılacak’ parametresi işaretli olduğunda Gelir İdaresinin e-Arşiv şematron kontrolüne uygun olmayan faturaların gönderimi engellenecek ve uyarı ekranı gelecektir.
Şekil 11 LogoConnect e-Arşiv Parametreleri
Şekil 12 LogoConnect e-Arşiv Şematron Kontrolü Ekranı
Paketlenecek’ sekmesinde seçilen kayıtlar ‘Paketle’ işlemi ile ‘Gönderilecek’ sekmesine taşınacaktır.
NOT : Toplu gönderimlerde paket içerisindeki fatura sayısı LogoConnect Seçenekler – Doküman Parametreleri – e-Arşiv altında ‘Paketteki Fatura Sayısı’ parametresinde tanımlanan sayıya göre belirlenir.
Şekil 13 LogoConnect e-Arşiv Parametreleri
Şekil 14 LogoConnect e-Arşiv – Paketlenecekler Sekmesi
'Gönderilecek’ sekmesinde seçilen kayıtlar ‘Gönder’ işlemi ile Bağlantı Ayarlarında tanımlanmış olan Entegratör Hesabına gönderilecektir.
Şekil 15 LogoConnect e-Arşiv – Gönderilecek Sekmesi