e-fatura-temel-kavramlar-ve-durum-kodlari-rehberi-2996.png

1. Temel Tanımlar

1.1 Şematron Kontrolü Nedir?

e-Fatura sistemine geçiş yapan şirketler arasında, ortak bir bilgi standardı sağlanması amacıyla, Gelir İdaresi tarafından belirlenmiş ve bir fatura içerisinde bulunması zorunlu (e-Fatura UBL-TR standartına uygun olup olmadığı) olan alanlarının sistemler tarafından kontrol edilmesi işlemine şematron kontrolü denir.

1.2 Zarf Nedir?

e-Fatura olarak düzenlenen faturaların, istenilen adette bir araya getirilerek topluca Gelir İdaresi’ne gitmek üzere tek belgede gönderilmesine Zarf adı verilir. Faturaların Gelir İdaresi’ne gönderimi ya da Gelir İdaresi’nden alımı tek tek fatura olarak değil, zarf bazında gerçekleştirilir. Bir zarf içinde alıcısı aynı olmak kaydı ile bir ya da birden fazla fatura olabilir. Bir zarf hata aldığında içindeki bütün faturalar hata almış kabul edilir.

Örnek: Bir firmaya gönderilecek olan 3 adet kağıt faturayı tek zarfa koyup gönderim yapmak ile aynı.

1.3 Uygulama Yanıtı Nedir?

e-Fatura sisteminde 2 adet senaryo kullanılır. Bunlar; “Temel” ve “Ticari” senaryolardır. Ticari senaryodaki faturalar alıcısı tarafından KABUL ya da RED edilebilir. Bu KABUL ya da RED işlemi için gönderilen yanıt belgesine Uygulama yanıtı denir. Uygulama yanıtı verme süresi 8 gündür. 8 gün içinde verilmeyen faturalar KABUL edildi sayılır. 8 günden sonra verilen yanıtlar kabul edilmez.

1.4 Sistem Yanıtı Nedir?

Gönderilen belgelerin ilgili sistem tarafından başarılı ya da başarısız olarak işlendiğini gösteren belgedir. Bu belge sistemler arasında (Gelir İdaresi, Özel Entegratör vs.) gönderilip alınır.

1.5 Durum Kodu Nedir?

Bir zarfın e-Fatura sistemindeki o anki durumudur. Standart oluşturmak adına bu sistem yanıtları belirli numaralar (kodlar) ile yollanmaktadır. Zarf gönderildikten sonra durumunun takip edilmesi gerekmektedir. Örneğin; başarılı bir zarfın durum kodu “1300 BASARIYLA TAMAMLANDI” olması gerekmektedir. Hatalı durumlar için durum kodlarına göre aşağıdaki anlatılan işlemlerin yapılması gerekmektedir.

1.6 Etiket Bilgisi Nedir?

Etiket Bilgisi her e-Fatura mükellefinin belirlemesi gereken bilgilerdir. Nasıl ki kağıt faturada ev, iş veya değişik illerdeki adresimiz için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-fatura sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini vergi numarası ile beraber belirtir. 2 adet etiket bilgisi bulunamaktadır. Bunlar Posta Kutusu Etiketi ve Gönderici Birim Etiketileridir. Posta Kutusu etiketi ve Gönderici Birim etiketi birbirinden farklı olmalıdır. e-Fatura zarfları gönderici firmanın vergi numarası ve gönderici etiket bilgisi üzerinden, alıcının vergi numarası ve posta kutusu etiket bilgisine gönderilir. Etiket bir adres gibi kullanıldığından fatura gönderecek kurumların faturalarının ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir.

İşyeri bazında farklı lokasyonlarda muhasebe tutuluyorsa, bu durumda firmalar tek bir vergi numarasına birden fazla etiket tanımı yapabilir.

Örnek :

Vergi No: 1111111111

1.Gönderici Birim Etiketi : urn:mail:gebzegb@firma.com.tr

1.Posta Kutusu Etiketi : urn:mail:gebzepk@firma.com.tr

2.Gönderici Birim Etiketi : urn:mail:istanbulgb@firma.com.tr

2.Posta Kutusu Etiketi : urn:mail:istanbulpk@firma.com.tr